Politique de confidentialité et protection des renseignements personnels

Chez Avizo Experts-Conseils (Avizo), nous nous assurons de conserver l’intégrité des informations et des données transmises par nos clients, notre personnel, nos stagiaires et candidats potentiels à un poste à pourvoir via différentes plate- forme (Internet, courriel, téléphone, etc..) ainsi que la protection des renseignements personnels. Le responsable de la protection des renseignements personnels (RPRT) a une obligation de confidentialité en vertu de cette politique.

Étant assujettis aux lois fédérales et provinciales en matière de protection des renseignements personnels, notamment à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et à la Loi canadienne antipourriel, nous nous engageons fermement à protéger les renseignements que nos clients et prospects nous confient et voyons à prendre les mesures nécessaires afin d’assurer le respect de leurs droits.

Gérer vos préférences de consentement en cliquant ici.

Définition d’un renseignement personnel

Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de l’identifier. Ils sont confidentiels. Sauf exceptions, ils ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée.

Collecte et utilisation des renseignements personnels

Les renseignements personnels recueillis par Avizo sont confidentiels; seul le personnel autorisé à donner suite aux demandes clients et besoins des employés y ont accès. Le dossier client, ainsi que celui de l’employé contient uniquement les renseignements essentiels dont nous avons besoin pour :

• procéder à une analyse complète des besoins du client ou du prospect;
• amorcer une soumission pour le service demandé;
• fournir un service à cet effet, le cas échéant;
• assurer la traçabilité des informations concernant les employés, clients, les fournisseurs et les processus afin de permettre l’analyse des conséquences potentielles de fuites d’information;
• permettre le traitement de la paye et des avantages sociaux;
• permettre un suivi adéquat des informations personnelles de l’employé pour sa santé et sa sécurité au travail.

Informations personnelles collectées spécifiquement via le site web

Le site web d’Avizo peut collecter les informations personnelles suivantes à propos de ses visiteurs : nom, prénom, adresse postale, code postal, courriel, numéro de téléphone, nom de l’organisation, adresse postale de l’organisation, code postale de l’organisation, numéro de téléphone de l’organisation, courriel professionnel, numéro de téléphone professionnel, poste, titre ou fonction au sein de l’organisation.

Méthodes utilisées pour collecter l’information personnelle et les finalités de la collecte

Le site web d’Avizo peut collecter de l’information sur ses visiteurs en utilisant des formulaires de demande de contact, des formulaires de demande de soumission, des formulaires d’abonnement à l’infolettre et aux mises à jour du blogue, des formulaires de téléchargement de contenu, des commentaires, des fichiers journaux et des fichiers témoins.

Les informations personnelles collectées de ces différentes manières pourraient être utilisées pour communiquer aux visiteurs des Informations éducationnelles, des offres promotionnelles et pour d’autres communications en lien avec ses projets.

Les informations personnelles collectées pourront être utilisées pour des fin de statistiques et de gestion du site web. Par exemple pour le partage de témoignages et pour la présentation de l’entreprise.

Fichier journaux et fichier témoins (cookies)

Nous utilisons des fichiers journaux et des fichiers témoins à différentes fins.

L’adresse IP, l’heure et le jour de visite et le système d’exploitation utilisé par les visiteurs du site d’Avizo peuvent servir à produire des statistiques, à identifier et segmenter les visiteurs, à leur présenter des offres et des soumissions, à leur proposer une expérience de navigation adaptés ou pour faire des suivis et améliorer la prestation de services.

Collecte d’informations par Google Analytics

Des renseignements anonymes et confidentiels peuvent être recueillis par le biais de Google Analytics pour analyser la fréquentation du site Internet d’Avizo (Avizo.ca). Avizo utilise ces données uniquement dans le but d’améliorer la qualité des services et des renseignements offerts sur le site Internet par le biais de blogues et de fiches explicatives.

Sécurité

Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans un environnement sécurisé. Les personnes travaillant pour Avizo, sont tenues de respecter la confidentialité des informations personnelles collectés via le site web.

Pour assurer la sécurité des renseignements personnels, nous avons recours aux mesures suivantes:

• Le site web Avizo.ca est protégé par un certificat de sécurité SSL
• La modification des informations personnelles collectées par le site web est limitée aux personnes autorisées
• L’accès aux informations personnelles collectées par le site web est limité aux personnes concernées
• La surveillance du réseau et la sauvegarde des fichiers est assurée par une firme de sécurité informatique réputée
• Un pare-feu protège les informations personnelles collectées par notre site web

Nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d’assurer la confidentialité de vos échanges.

Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsqu’on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels.

Informations au dossier-client

Nous nous efforçons de tenir à jour les renseignements consignés au dossier du client. Si un représentant du client souhaite vérifier l’exactitude ou apporter tout changement à ses renseignements personnels, il peut communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont indiquées à la présente politique.

Consentement du client

Aucun renseignement n’est recueilli par Avizo sans le consentement du client ou du prospect.

Soumissions et transactions

Lorsque nous analysons les besoins d’un client ou prospect, établissons une soumission, une offre de service ou un contrat, il est entendu que notre interlocuteur nous donne son consentement et qu’il a également obtenu le consentement de toutes les personnes intéressées ou mentionnées dans la soumission ou le contrat qui le concerne. Ce consentement inclut la collecte, la conservation, l’utilisation et la communication de leurs renseignements personnels aux fins établies;

En ce qui a trait à l’utilisation de l’adresse courriel, l’entreprise s’assure de rencontrer les exigences de la Loi canadienne.

Demande de soumissions et d’offres de service

LorsLorsqu’un client ou prospect souhaite obtenir une soumission ou une offre de service par le biais de Avizo.ca (demande de soumissions) pour les services offerts :

• il consent automatiquement à ce qu’Avizo utilise ses renseignements, pouvant être personnels, afin d’analyser ses besoins et d’effectuer une soumission pour le service demandé;
• il autorise Avizo à communiquer avec lui par téléphone, par courriel ou d’autres moyens afin de discuter de sa demande, de lui fournir la soumission ou l’offre de service demandée, de promouvoir les services d’Avizo et de fournir lesdits services, si applicable;
• il comprend que l’utilisation de son adresse courriel sera faite toujours dans le but de répondre à sa demande et en conformité à les Lois canadiennes.
• il comprend que, toujours en vertu de la loi anti-pourriel, il aura l’occasion de retirer son consentement pour les utilisations subséquentes de son adresse courriel.

Abonnement et désabonnement des services en ligne

Conformément à la Loi canadienne antipourriel, à tout moment, il est possible de confirmer ou de retirer son consentement sur l’utilisation de l’adresse courriel en communiquant avec un représentant d’Avizo.

Environnement de travail chez Avizo

Avizo veille à la protection des renseignements personnels de tous ses employés, de stagiaires ou de candidats à un poste à pourvoir. Les dispositions législatives sont appliquées intégralement afin de favoriser un environnement de travail sain qui respecte la vie privée de tous les employés.

Informations au dossier employé

Nous nous efforçons de tenir à jour les renseignements consignés au dossier employé. Si un employé souhaite vérifier l’exactitude ou apporter tout changement à ses renseignements personnels, il peut communiquer avec le responsable des ressources humaines dont les coordonnées sont indiquées au manuel d’employé.

Consentement de l’employé, du stagiaire ou du candidat à un poste à pourvoir

Aucun renseignement n’est recueilli par Avizo sans le consentement écrit ou verbal de l’employé, du stagiaire ou du candidat à un poste à pourvoir.

Protection de la vie privée

Avizo applique des règles afin de protéger les renseignements personnels: à aucun moment, les renseignements ne seront rendus publics, ni vendus, ni communiqués à des tiers sans le consentement du client, sauf pour donner suite à une ordonnance du tribunal ou pour répondre à un organisme gouvernemental autorisé. Dans un tel cas, nous déploierons les meilleurs efforts pour nous assurer que le droit du client à la confidentialité sera respecté.

Transmission d’informations par courrier électronique

Avizo n’assume pas la responsabilité pour les dommages découlant de l’interception, de la perte ou de la modification de tout courriel qui nous est transmis.

Lorsque nos clients ou prospects transmettent de l’information par courriel, cette communication n’est pas sécurisée. Nous recommandons donc d’user de prudence lorsque des informations confidentielles nous sont transmises par courriel.

Traitement des plaintes et désindexation des données personnelles

Avizo suit un processus établi au niveau de la réception et du traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels. Les étapes suivantes seront réalisées afin d’assurer un traitement équitable de chaque demande.

1. Réception de la plainte : une personne fait parvenir une plainte à Avizo via l’adresse courriel [email protected] concernant le traitement de ses renseignements personnels par cette dernière et/ou demande une désindexation de ses informations détenues par Avizo;
2. Enregistrement de la plainte : Avizo collige la plainte dans un tableau de bord spécifique permettant d’en faire le suivi et de rendre compte sur demande à la Commission d’accès à l’information ;
3. Évaluation de la plainte : le RPRT, ou une personne désignée par celui-ci, examine la plainte pour déterminer si elle est recevable, valide et surtout si elle relève bien d’un article de la Loi 25;
4. Enquête : si la plainte est recevable et valide, une enquête plus approfondie est menée pour comprendre les circonstances de l’incident. Cela pourrait impliquer pour Avizo de consulter des dossiers, de parler à des membres du personnel ou d’examiner des procédures internes;
5. Résolution : Sur la base des résultats de l’investigation, Avizo prendra les mesures pour résoudre la plainte. Cela peut impliquer des modifications de nos procédures, une formation de nos employés ou dans le cas d’une désindexation, la suppression de certaines informations provenant des résultats de recherches;
6. Communication : Avizo communiquera par courriel avec la personne ayant déposée la plainte pour l’informer des résultats de l’investigation et des mesures prises à cet égard pour résoudre la plainte.
7. Suivi : Avizo effectue un suivi pour s’assurer que les mesures prises sont efficaces et que la plainte a été résolue de manière satisfaisante.

Responsable de l’application de la politique

Le responsable de l’application de la présente politique au sein d’Avizo est :

M. Charles Duguay, DGE, M. Env., Adm. A.
Président directeur-général
[email protected]

En cette qualité, le responsable voit notamment à ce que les employés et représentants de l’entreprise prennent connaissance de l’énoncé de la politique et qu’ils soient formés en vue de son application conforme.

Conformément à la loi, le responsable veille à la création, au maintien et à la mise à jour d’un registre des incidents de confidentialité. Sur demande par la Commission d’accès à l’information, une déclaration de ce registre lui est transmise.

Information sur la politique

Pour de plus amples renseignements sur notre politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels, il est possible de communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels au courriel suivant [email protected]

Législation

Sherbrooke, Québec, Canada